今天围绕三个方面讲《组织的力量》:
一、什么是组织?
二、组织的要素。
三、组织的运行。
一、什么是组织
荀子在《王制》这篇文章中讲了组织的重要性。他先讲“水火有气而无生”,火要燃烧、水要流动,必须有空气,但它们没有生命力。“草木有生而无知”,树木绿草是有生命的,但没有知觉,当然也可能有知觉,但这种知觉不像人和动物那样的知觉。
继而讲“禽兽有知而无义”,禽兽有知觉,也有情绪,但它们没有精神的东西,只有纯粹的物质感受。而人和它们不一样,“有气、有生、有知,亦且有义,故最为天下贵也”。人有生命力,人要讲仁义道德,要有精神追求,所以人是天下最珍贵的。
但是,人的力量不如牛,走路不如马快,为什么牛和马要听人的使唤?而人能驾驭它们?原因在于什么?就是“人能群,彼不能群也。”这个群就是组织。人能组织起来形成强大的合力,有目的地去做事,去完成任务。组织也是人区别于禽兽的重要标志,更是人能够驯服或战胜各类禽兽的力量所在。
组织的定义很多,一般认为,组织是人们按照一定的目的、任务和方式而形成的一个社会集团,或者叫社会团队。这里面有三层含义很重要:
1、要有目的。成立一个组织或企业,是干什么的?这是组织首先必须明确的问题。无论何种组织,都是要为社会提供某种服务或产品,或者为他人提供帮助。
2、要做点事。每个组织都有具体的任务,生产服装的企业,就要提供服装;从事农业生产的组织,就要提供农产品。
3、要有一定的方式。譬如,成立企业,就要到工商部门登记,要到税务部门纳税,等等。
由此而形成了一个组织。我们每个人每时每刻都生活在组织中,无非是生活在这个组织中还是生活在那个组织中。
组织有多种类型,不同的分类有不同的组织。政治型的组织,主要从事政治活动;经济型的组织,从事生产、流通、消费、服务;还有文化型组织,像文化馆、图书馆、博物馆,等等。
在我们国家现有组织中,大概有四种类型的组织,即党政机关、事业单位、企业和社会团体。
大家会问,组织有什么用呢?在我看来有三个方面的用处:
用处之一,人与社会的中介。我们是通过组织和社会各方面联系起来的。如果要从事生产经营活动,你就要通过企业这一组织和其它的社会经济组织联系起来。
用处之二,人力的汇集。组织真正的作用在哪里?就是人力的汇集。如果你要成立一个企业,就要招聘员工,其中有一般的工人、有技术人员、有管理人员,组织就是这些人力资源的集聚和汇总。
用处之三,人力的放大。组织更重要的作用,就是人力的放大。正如荀子说的,为什么人能驾驭牛与马?就因为我们通过组织把人的力量放大了,能够去做分散的个体无法完成的事情。
人力的汇集是组织的基础,人力的放大是组织的作用。我们成立一个组织起码要1+1等于2,最好是1+1大于2。
二、组织的要素
组织有哪些要素?这里引用《论语》中孔子的故事加以说明。他的弟子子路问老师,如果卫国的国君让你去从政当领导,你首先要做什么事情?孔子讲“必也正名乎”。所谓正名,就是要把组织的各种因素进行有机的排列组合。简言之,组织要有规则、有规矩、有规范。
组织一般具有七个要素:
要素1,职责使命。职责使命就是做什么、干什么。如果没有职责使命,那组织就没有必要存在,因而组织的第一要素是职责使命,我们一定要把组织干什么的问题想清楚。
要素2,文化价值。企业要为客户提供优质产品和服务,优质就是企业的基本文化价值。
要素3,机构设置。每个组织都要设立若干内部机构,分工负责某一方面事务。企业一般设有财务部、人事部,生产科、销售科,这就是机构设置。为什么要设置这些机构?因为要把组织的职责任务分解开来,由不同的机构和人员负责。
要素4,人员编制。任何组织都是人的汇集,要因岗择人,而不要因人设岗,精兵简政,以降低管理和生产经营成本。
要素5,领导职数。组织是科层制结构,既要有员工,又要有管理人员,定下人员编制后,就要明确领导的职数。领导要精简,不能官多兵少。
要素6,制度规范。这个很重要,是保证组织正常运行的基础。企业也要靠制度,才能运转起来。
要素7,经费保障。组织不仅要有人力和物力,而且还需要财力,需要投入资金。
任何组织都必须具备以上七个要素;只有具备七个要素,才是一个完整的组织。
三、组织的运行
有了组织以后,怎么保证它运行?老子有一段话讲了组织的运行,实质是要“无为而治”。在老子看来,组织运行水平分为四个档次:
最高档次是“太上,不知有之”,意指一个组织好像没有领导,同时又感到领导无处不在。领导没有直接发号施令,组织却运转和谐而有效。这说明组织的运行不能靠人治,而要靠法治。靠一套制度,靠管理层级,以保证组织的正常运转。
“其次,亲而誉之”,就是大家都赞扬领导有水平,大家都说领导好。这当然是一个好的组织,但时刻感到领导存在的组织,只能属于第二档次的组织管理和运行水平。
“其次,畏之”,意指员工因为害怕领导才勉强遵守组织的纪律和规章制度,而不是主动自觉地遵守。
“其次,侮之”,侮辱的“侮”。最差的组织就是员工背后骂领导,或者自行辞职不干了。
组织的运行应该追求无为而治,犹如立交桥的设置,那里没有警察指挥,车辆却能顺畅通行。无为而治,就是要靠制度管理组织,组织依靠制度开展工作。
一个组织或企业的正常运行,需要做好七件事情:
1、明确目标。组织的设置要有大目标,组织的运行则需要小目标,就像每一年、每半年、每季度、每个月的计划和工作安排。
2、选好人员。目标任务明确后,就要选配合适的人员去执行和完成任务。
3、分清职责。每个机构、每个员工的职责要清楚,分工要科学。相同性质的事务要让一个部门、一个人去办,不要职责交叉,以免推诿扯皮。
4、贯彻执行。这是组织运行的主要环节,没有贯彻执行,组织就不能实现职责和使命。选好人员和分清职责都是为了更好地贯彻执行任务。
5、加强监督。监督也是组织运行的必要环节。领导可以不直接去干事,但必须时时关注组织运行的整个过程,及时发现问题,解决问题。
6、反馈调整。组织运行过程中会遇到新情况新问题,这就是需要调整原来确定的目标任务;在贯彻执行的过程中有时会发现原定的目标任务不切实际,也需要反馈调整。
7、塑造品牌。组织尤其是企业,不仅要生产产品,而且要打造品牌,形成无形资产,增加附加值,这也是文化价值的体现。
总之,组织运行的关键就是两句话:一是作为领导或企业家要做好三件事,即决策、用人和制度建设。二是在推动组织运行和管理中,一定要抓住决策、执行、监督、反馈这四个环节,确保组织或企业的科学而高效地运转。